10个诀窍让你更高效使用Outlook

zirunnidebbb · 發表於 2014-11-30 13:22:54

Outlook提供了一些非常有效的功能，让你对电子邮件，会议，以及通讯录进行管理。问题是，它提供的功能太多了，想一一学习高效使用这些功能将需要花费大量的时间。而某些选项，更是被深深的埋藏在多重菜单之下。而其他的，则往往是所处位置和我们直觉所想的不太一样。要想高效的使用Outlook，关键就是自定义它的很多视图，以及很多选项，以适应自己的工作习惯（如果你还在使用2003之前的版本，那么你可能还需要另外调节一些步骤）。 诀窍1：输入日期时节省键盘敲击
在为一个任务输入起始和终止日期时，你无需输入完整的整个日期。如果某个日期是当前所在月份的，那么你只要直接输入日子，Outlook会自动将剩余部分填好。举例来说，如果当前月份是3月，那么你只要输入14，Outlook就会认为你输入的是今年的3月14日，并把这个日期填入。
如果这个日期不是当前月份的，你也一样可以通过输入月份和日期，从而节省键盘敲击。Outlook会按照下述规则填入年份：
* 如果该月份和日期今年尚未出现，则Outlook使用今年作为年份。
* 如果该月份和日期已经过去了，则Outlook使用明年作为年份。
诀窍2：控制如何打印便签
如果你习惯使用Notes功能来快速记下问题、想法，或者快速备忘，那么你肯定也会偶尔想把它们打印出来。默认状态下，Outlook会把这些便签每页打印一个，不过这恐怕不是你所希望的。你可以迫使Outlook打满每一页，从而在节约纸张的同时，也可以将所有相关的便签内容集中到一起。选择好你打算打印的便签，然后从菜单（File）中选“打印（Print）”。在提示的打印对话框里，再将打印选项之中“Start Each Item On A New Page（每个项目单独打一页）”选项前面的勾去掉，然后点击“确定”。
如果打印选项不可用，那么你就是在使用HTML格式。你必须切换到纯文本或者文本格式，从而启用这个选项。要做到这一点，从Tools（工具）菜单中选择“Options（选项）”。然后点击“邮件格式（Mail Format）”标签，并在“写信类型”选项之中的下拉列表里选择“纯文本”选项。然后，点击“实施”和“确定”。重复上面我们说过的打印指令，你就可以看到“Start Each Item On A New Page”选项被启用了。在打印完毕之后，你可以取消上述步骤，从而对你的格式设置重新进行一次设定。
诀窍3：信件到来时将电子邮件打印出来
基于多种理由，我们中的一些人早已不再将电子邮件打印出来了。如果你要打印信件中的绝大部分，或者希望打印来自某个特定发信人的所有邮件，那么一一打开每封信，然后再人工打印的过程就太琐碎了。你可以设定一个规则，从而将所希望的来信打印出来，显然这样会更加有效率。要这么做的话，你需要：
1. 从Tools菜单里，选择“Rules And Alerts（规则与提醒）”
2. 在“E-mail Rules（电子邮件规则）”标签页上点击“New Rule（新规则）”
3. 在规则精灵的对话框顶端的一个空白规则上点击“Start（开始）”。
4. 在“Step 1（步骤1）”对话框中, 高亮选择“Check Messages When They Arrive（邮件达到时检查）”的选项(该选项应当是默认值)，然后点击“Next（下一步）”。
5. 在“Step 1（步骤1）”对话框中, 选中“Where My Name Is In The To Box（如果收信人是我）”复选框(或者选择其他什么选项，如果你不想把自己的所有信件都打印出来的话），并点击“Next（下一步）”。
6. 在“Step 1（步骤1）”对话框中, 点击“Print It （打印）”选项，然后点击“Next（下一步）”。
7. 在这里，你可以对规则的例外情况做出指定，不过我们现在不这么做。你只要点击“Next（下一步）”，然后点击“Finish（结束）”，“Apply（实施）”，以及“OK（确定）”来返回Outlook。
设置完毕新的打印规则之后，Outlook会将满足要求的每一封来信都打印出来。现在，唯一你需要担心的，就是你肯定不想把信箱里的每一封信都打印出来。所以，一定要好好的使用在步骤5和7之中提供的条件，从而对Outlook打印的邮件做出限制。
诀窍4：更有效的存储已发邮件
当你回复一封邮件时，Outlook会在Sent（已发邮件）的文件夹中保存一份邮件副本。如果你和我一样对它不管不顾，那么你的Sent文件夹中肯定已经有了数千封信了。如果你日后需要在里面找到某封信的话，你将不得不对所有的邮件进行排序，而这将花费很多时间。其实，你可以将你的回信同原信存放在一起。举例来说，假设你已经自动的将老板的所有来信都归拢到一个名为Myboss（我的老板）的文件夹中了——显然，这名字非常正确！如果你希望Outlook将这些原信连同你的回信都存放在Myboss中的话，那你就该执行如下操作：
1. 从Tools菜单里，选择“Options（选项）”
2. 在“Preferences（参数选择）”标签页上（默认是被选中的），在“Email”的区域中，点击“E-mail Options（电子邮件选项”。
3. 在“Message Handling（信件处理）”的区域底部，点击“Advanced E-mail Options（高级邮件选项）”。
4. 在“Save Messages（保存邮件）”区域，选择“In Folders Other Than The Inbox（存放在收件箱之外的其他文件夹）”, 并选中“Save Replies With The Original Message（将回信和原信存放在一起）”复选框，然后连续点击三次OK（确定），返回Outlook。
Outlook会针对你的所有个人文件夹执行上述设定。要记住，Outlook仅对不是存放在Inbox（收件箱）中的信件（存放在其他文件夹中），才会执行上述将回信和原信保存在一起的设定。而对Inbox（收件箱）中的信件，Outlook则会继续将所有的回信都存放到Sent（已发信件）文件夹中。
    诀窍5：建立一个旗标工具条
快速旗标可以帮助你对信件进行分类，或者根据不同的重要级别，或者根据不同的任务。举例来说，你可以使用一个红色旗标来标记那些需要迅速回复的信件，而使用一个蓝色旗标来标记那些你已经完成，正等待回应的信件。
但是使用“Quick Flags（快速旗标）”的问题是，你没有办法来对它们的说明进行自定义。Outlook仅仅是通过颜色对它们进行区分。你无法将红色旗标的名字改为“紧急”。但是要一一记住每一种颜色所代表的意义可就太难了。
要记住每一个旗标的含义，有一个简单的办法就是建立一个自定义的工具条，从而在显示每一个旗标的同时伴随着文字提示它的含义。幸运的是，这个过程很简单：
1. 从Tools菜单里，选择“Customize（自定义）”
2. 在工具条标签页上，点击“New（新建）”，然后给该工具条取一个适当的名字（比方说，你可以取名为“Flag（旗标）”，然后点击“OK（确定）”。
3. 在自定义的对话框中，点击“Commands（命令）”标签页。
4. 从分类列表框中选择“Actions（动作）”。
5. 下一步，将适当的旗标颜色按钮从命令列表中拖到自定义工具条上（如果你找不到工具条，可以看看对话框后面）
6. 把所有想加的旗标都加好后，为每一个旗标按钮修改文字。右键点击一个旗标按钮，然后将它的名字设置，比如“&Red Flag”，修改为更加一目了然的说明文字，比如“Critical（重要）”。选择图片和文本选项，以便Outlook将按钮的名字显示在工具条上。
为新工具条上的每一种旗标，完成步骤6和7。

诀窍6：修改日历工作周的范围
默认情况下，工作周日历视图显示传统商业周的5天，从周一到周五。要在视图中包括周六和周日，需要在Tools菜单中选择选项（Options）。在出来的Options（选项）对话框中，在Calender区域点击“Calender Options（日历选项）”。在日历选项对话框中，在“Calendar Work Week（日历工作周）”区域中选中“Sat and Sun（周六和周日）”。然后，点击OK（确定）两次，回到日历之中。
你并不一定要看使用一个星期7天的工作周，或者使用一个传统的5天工作周。你可以自行选择一周中的某几天，从而制定自己的工作周视图。举例来说，如果你是从周三到周日工作，那么你就可以用这些日子自己建立一个视图，从而反映出自己的行程进度。
诀窍7：使用颜色标示特定发信人的信件
等着重要信件？那么一旦信件到达之时，就立刻以一种与众不同的颜色将它标示出来。首先，选择一封来自我们正在讨论的特定发信人的电子邮件——如果你有的话。如果没有，那也不要紧；你可以手动输入该发件人的名字。现在执行下述步骤：
1. 在“Mail（邮件）”中, 从Tools菜单选择“Organize（组织）”。
2. 在组织邮件的面板上，点击左侧的彩色链接。
3. 在第一个条件的参数上（我们将不会使用第二个），选择第一个下拉列表中的“From（来自）”。
4. 如果你开始前已经选择了一封信，那么此时该发信人的名字就会显示在右侧的文本框中。如果这个名字不对，你可以自行输入正确的名字，或者输入该人的电子邮件地址。
5. 在第二个下拉列表中选择一个色彩。
6. 点击“Apply Color（实施色彩）”，并关闭该面板。
这么做完以后，Outlook将对现在的所有信件里（包括老信和新到信件），凡是来自你在步骤4所指定的发件人的信件，都会以你在步骤5中所指定的颜色显示出来。
诀窍8：从现有的来信中区分邮件
默认情况下，Outlook对所有来信都显示为黑体文本，直到你读取信件之后。如果你需要更多帮助的话，可以考虑以一个更明亮的颜色来显示这些未读信件。如果你要这么做的话，你需要在一个视图里进行，而不是一条规则：
1. 在“Mail（邮件）”中,选择“Inbox（收件箱）”。
2. 在“View（查看）”菜单中选择“Arrange（排列）”。
3. 选择当前视图，然后从并列的子菜单中对视图进行定义。
4. 在“Custom View Organizer（自定义视图组织）”对话框中，选中“<Current View Settings> option 当前视图选项”，然后点击“Modify（修改）”。
5. 点击“Automatic Formatting（自动格式化）”.
6. 在自动格式化对话框中，点击“Font（字体）”。
7. 在字体对话框中，从色彩的下拉列表中选择一种颜色，然后点击“OK(确定)”三次。然后点击“Apply View（实施视图）”。
Outlook会将所有收件箱中的未读信件都按照步骤7中所定义的颜色显示。但这么做并不会改变那些已经自动分类存放到其他文件夹中的信件。因为这也是一个视图，所以它仅对当前文件夹有效。不过，你可以为任何一个自己喜欢的文件夹都设定一个类似的视图。另外，那些未读邮件的格式化可是起了一个好头，从而将特定发信人的信件都标示出来（可参见诀窍7）。
诀窍9：强迫回信给多个收件人
当你需要收件人向收到该信的每一个人回信时，你会遇到一个问题。该收信人回信时必须记得使用“Reply All（回复所有）”，而不是使用“Reply（回复）”。如果他忘记了点击“Reply All（回复所有）”，那么你就成了唯一能看到回信的人，那样你就不得不一封一封的将回信转给其他所有人，这样效率就太低下了。所以，在你发信之前，你可以通过设置，让回复自动回给所有人。
1. 回信时，点击格式  化工具条按钮上的“Options（选项）”按钮。
2. 从相应的下拉列表之中选择“Options（选项）”
3. 在信件选项的对话框中，选中在“Delivery Options（发送选项）”区域之中的“Have Replies Sent To（回信发往）”选项, 这个选项会自动的填入你的Email地址。
4. 下一步，点击向右的“Select Names（选择姓名）”按钮，并选择全部适当的收件人。
5. 点击“Close”，返回你的信件。
当任何一个收件人回应信件时，无论他们点击选择的是什么回复类型，该回复都将发往你在“Have Replies Sent To”选项当中所定义的每一个人。
诀窍10：在  日历中建立一个临时的工作周
工作周日历显示了一个星期的视图，你可以定义由什么组成一个工作周（看诀窍6）。如果你需要看到比普通工作周更多或者更少的东西，你可以临时性的修改一下该视图。在日期浏览面板上，点击你希望看到的第一个日期。然后，按住“Shift”键，并按下该时段的最后一天的日期。Outlook会自动将日历的工作周调整为涵盖刚才所选时间段的所有日期。此外，如果点击日期时按的是Ctrl键，而不是Shift键的话，你可以看到一组非间隔的日期。最后，不管你是如何选择这些日子的，Outlook都会按照正确的时间顺序显示这些日子。

gwtinc · 發表於 2014-12-11 23:16:45

Thank you for the tips. It is very useful.

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